Awali kesuksesan online Anda bersama

Pengelolaan Arsip Layanan OpenSID

open sid

Pengelolaan Arsip Layanan OpenSID

Setiap kali mencetak surat Export Dok (lihat Panduan Mencetak Surat ), surat yang dihasilkan akan direkam dalam Arsip Layanan. Untuk melihat surat yang telah di-arsipkan, pergi ke laman Arsip Layanan dengan menekan Layanan Surat > Arsip Layanan.

58370471 830c5e00 7f39 11e9 9b20 8378d4aad82f

Daftar Arsip Layanan berisi satu baris untuk setiap surat dengan atribut [nomer-surat] [jenis-surat][nama-penduduk][ditandatangani-oleh][tanggal][user] . Jika suatu surat dicetak berkali-kali (misalnya untuk memperbaiki isian data) maka jumlah baris surat di Arsip Layanan tidak akan bertambah. Tetapi, apabila surat yang sama dicetak-ulang pada tanggal berbeda (misalnya esok harinya), maka pencetakan ini akan menghasilkan baris baru di daftar Arsip Layanan.

Filter Arsip Layanan

Fitur filter digunakan untuk menampilkan data ditujukan untuk spesifik data yang ingin ditampilkan.

113505506 7f03eb00 9569 11eb 9667 9c105d9c595c

Mengunduh Arsip Layanan

Tabel Arsip Layanan terurut berdasarkan tanggal cetak surat, dengan yang terbaru di atas.

Salinan surat yang telah dicetak dapat diunduh dengan menekan tombol seperti terlihat di gambar berikut. Apabila fitur Cetak ke PDF telah diaktifkan (lihat Panduan Mencetak Surat ), surat tidak bisa diubah, dan surat yang ada di Arsip akan selalu sama dengan surat yang dicetak.

58370530 49882280 7f3a 11e9 92ae ccb47d2d3b9bUntuk meningkatkan ketertiban administrasi surat, desa sebaiknya mempergunakan fitur Cetak ke PDF ini. Dengan memakai fitur ini, Arsip Layanan di OpenSID bisa menggantikan arsip surat hardcopy desa.

Mengunduh Lampiran Surat

Beberapa surat, seperti Surat Keterangan Pindah Penduduk, menghasilkan lampiran yang ditampilkan di daftar Arsip Layanan. Untuk mengunduh lampiran yang dihasilkan, tekan tombol Lampiran seperti terlihat pada gambar berikut.

58370530 49882280 7f3a 11e9 92ae ccb47d2d3b9b

Menghapus Arsip Layanan

Ada kalanya surat yang terrekam di tabel Arsip Layanan perlu dihapus, karena mungkin dicetak sebagai contoh, percobaan atau keliru. Sebaiknya, surat dihapus hanya apabila betul-betul yakin bukan bagian dari arsip kantor desa.

Untuk menghapus suatu surat, klik tombol seperti terlihat di gambar berikut. klik Hapus di dialog yang tampil untuk konfirmasi suratnya akan dihapus.

58370557 94099f00 7f3a 11e9 8f71 48e55e2a6434

Grafik Arsip Layanan

Laman Arsip Layanan menyediakan fitur untuk menampilkan statistik surat yang telah diunduh dalam bentuk grafik.

[rb_related title=”You May Also Like” total=”2″]

Untuk menampilkan grafik arsip layanan, klik tombol Pie Surat Keluar di menu di sebelah kiri atas, seperti terlihat di gambar berikut. Pergunakan grafik itu, misalnya, untuk menunjukkan surat mana saja yang paling sering dicetak.

58370584 d9c66780 7f3a 11e9 8292 c07986b630efContoh tampilan grafik surat keluar

58370599 f95d9000 7f3a 11e9 881d bd1ca246b7dc

Rekam Surat Perorangan

Menu ini utnuk menampilkan rekam data surat keluar untuk satu orang penduduk. Untuk mengaksesnya, tekan tombol “Rekam Surat Perorangan” dibagian atas seperti gambar berikut ini:

58370626 52c5bf00 7f3b 11e9 9d00 950364875487Halaman rekam surat perorangan akan muncul. Ketikkan nama atau nik penduduk yang ingin dicek rekam suratnya seperti gambar dibawah ini:

58370645 8a346b80 7f3b 11e9 908d 67e61167359aMaka akan tampil surat yang pernah dibuat oleh yang bersangkutan

58370672 cff13400 7f3b 11e9 99ed 2a333539a39e

"Anda Bayar Jasanya Setelah Website Anda Selesai."

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on print